Pracodawca dotychczas potrącał składki związkowe na podstawie przedłożonego przez związek zawodowy pisma o potrącaniu. Ponieważ czynił to z miesięcznym opóźnieniem wystąpiliśmy z pismem o niezwłoczne przekazywanie składek. W odpowiedzi pracodawca zażądał od nas oryginalnych oświadczeń pracowników o potrącaniu składek, jednocześnie informując, że w przypadku ich braku zaprzestanie potrącania. Czy do potrącenia z wynagrodzenia pracownika składki związkowej pracodawca może wymagać od związku zawodowego oryginalnego oświadczenia pracownika o potrącaniu, czy wystarczy pismo związku zawodowego lub kserokopia oświadczenia o potrącaniu składek? Czy pracodawca może odmówić potrącania składek związkowych? Czy jest zobowiązany poinformować związek zawodowy w przypadku złożenia oświadczenia pracownika o zaprzestaniu potrącania składek?
Zgodnie z art. 33(1) ust. 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca, na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości.
Przepisy kodeksu pracy (dalej k.p.) określają przypadki obligatoryjnych potrąceń oraz zasady dobrowolnego potrącenia z wynagrodzenia pracownika.
Zgodnie z art. 87 § 1 k.p. z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.,
- kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia ( art. 87 § 7 k.p ).
Należności inne niż wymienione powyżej mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 k.p.). Potrącenie składki związkowej jest zatem dobrowolnym potrąceniem z wynagrodzenia za pracę w rozumieniu art. 91 k.p. i może być potrącane tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. W tym temacie wypowiedział się również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 października 1998 r. I PKN 366/98, w którym stwierdził, że „wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. jest nieważne (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 91 i 300 k.p.)”.
Zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 29 grudnia 2006 r. (I ACa 1589/06), wyraził pogląd, iż „Podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego ponieważ dokument taki jest tylko kopią”. Oznacza to, że kopia nie spełnia warunków zgody udzielonej w formie pisemnej. Natomiast zgodnie z art. 78 § 2 kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Zgodnie z art. 33(1) ust. 2 ustawy o związkach zawodowych pracodawca jest obowiązany niezwłocznie przekazywać kwoty pobranych składek związkowych na rachunek bankowy wskazany przez zakładową organizację związkową.
W odpowiedzi na Pana pytania: W związku z tym, iż przepisy prawa bezwzględnie wymagają zgody na piśmie pracownika w przypadku potrącania składek związkowych, pracodawca powinien wymagać od zakładowej organizacji związkowej oryginalnego oświadczenia pracownika o potrącaniu składek związkowych. Pracodawca powinien dokonywać potrącenia składki związkowej na podstawie oryginału oświadczenia zawierającego zgodę pracownika, opatrzonego jego własnoręcznym podpisem (a nie kopii oświadczenia) oraz wniosku zakładowej organizacji związkowej zawierającego numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać składki.
Pracodawca nie może odmówić potrącania składek związkowych, jeżeli spełnione są warunki określone wyżej (oświadczenie pracownika i wniosek związku zawodowego).
Pracownik, który wyraził zgodę na potrącanie składek związkowych przez pracodawcę, może w każdym czasie cofnąć taką zgodę bez uzasadnienia. Brak jest przepisów, które zobowiązywałyby pracodawcę do informowania zakładowej organizacji związkowej o decyzji pracownika dotyczącej cofnięcia zgody na pobieranie składek.
Podstawa prawna:
1. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
2. ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r., nr 79, poz. 854 z późn. zm.)
3. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
Barbara Stefaniak-Gnyp
